10 sposobów na skuteczne zarządzania czasem

Czy zdarzyło ci się kiedykolwiek nie nadążać za goniącymi cię zobowiązaniami? Czy często myślisz, że czas płynie za szybko i nigdy nie uda ci się wykonać wszystkich zadań? Czy parafraza mądrego powiedzenia "To, co masz zrobić dzisiaj, zrób za dwa dni, będziesz miał trzy dni wolnego" jest Twoją dewizą życiową? Jeśli czujesz, że czas najwyższy, by lepiej zorganizować życie, które przebiega ci między palcami - zapoznaj się z kilkoma cennymi radami efektywnego wykorzystywania czasu.

1. Jasno określ swoje cele i zadania do wykonania.

Pamiętaj - cele muszą być możliwe do zrealizowania, w przeciwnym razie twój plan nie powiedzie się. Jeśli na twojej liście znalazłyby się cele, na realizację których potrzebujesz więcej czasu, niż ten, którym dysponujesz danego dnia, podziel zadania na kilka dni, może nawet na tydzień. Umiejętność takiego długoterminowego planowania pojawi się wraz ze sprawnym przygotowywaniem planu na jedno popołudnie, jeden dzień, czy choćby planu na weekend.

2. Przygotuj listę kolejności realizacji poszczególnych celów.

Zadania należy usystematyzować od najpilniejszych do najmniej istotnych. Nie znaczy to jednak, że musisz sztywno trzymać się tej listy. Jeśli np. w drodze do lekarza (priorytet na twojej liście), mijasz pocztę, gdzie musisz wysłać list (ostatnie zadanie z listy), to oczywiście zrobisz to, ponieważ lista jest tylko pomocą, ułatwieniem dla ciebie, a nie sposobem na skomplikowanie sobie życia. Lista ma służyć tobie i mieć elastyczny charakter.

3. Zastanów się nad czasem potrzebnym do realizacji każdego z zadań.

Ważne jest, byś wziął pod uwagę nie tylko swój czas oraz wygodę, ale również niezależne od ciebie czynniki wpływające na możliwość zrealizowania zadania. Jeśli na przykład musisz iść do urzędu, biura czy banku, zadzwoń wcześniej, by upewnić się w jakich dniach i godzinach instytucje owe przyjmują petentów. Jeśli masz złożyć dokumenty, przed wyjściem z domu upewnij się, że masz ich komplet, jeśli idziesz na spotkanie, upewnij się, że jest aktualne- zadzwoń i potwierdź godzinę.

4. Postaraj się ograniczyć do realizacji celów wyszczególnionych na liście.

Jeśli stworzyłeś listę celów do realizacji, to znaczy, że są one dla ciebie najważniejsze w danym momencie. Trzymaj się tej listy, jeśli jest to możliwe.

5. Każde, nawet najmniej istotne twoim zdaniem zadanie, które wykonujesz dodatkowo należy dopisać do listy.

Może, bowiem zdarzyć się tak, że bieżące problemy, których nie możesz przełożyć na później, tak pochłoną Twój czas, że nie zdążysz zrealizować wszystkich poprzednich założeń. Będziesz miał jednak poczucie, że nie zmarnowałeś czasu, widząc listę spraw, które zrealizowałeś. Każde wykonane zadanie odhaczaj, bądź skreślaj z listy.

6. Nie odkładaj niczego na później. Staraj się, by każdy nowy dzień, czy tydzień wiązał się z nową listą.

Jeśli nie będziesz kończył raz stworzonej listy, tylko do już istniejącej dopisywał kolejne zadania, może zdarzyć się tak, że niektóre z nich będą na niej widniały przez niepokojąco długi czas. Będziesz je od siebie odpychał, zawsze zajęty realizacją ciekawszych czy łatwiejszych. Zadania, które w twoim odczuciu są najtrudniejsze powinieneś realizować w pierwszej kolejności.

7. Nie rozpraszaj się i nie realizuj kilku celów jednocześnie (z wyjątkiem tych, które są ze sobą powiązane).

Staraj się poświęcić całą swoją uwagę i energię na realizację aktualnego celu, nie wybiegając w przyszłość i nie zastanawiając się nad trudnościami związanymi z kolejnym zadaniem. Tylko w pełni skoncentrowany, będziesz w stanie podnieść swoją efektywność i wykonywać zadania w optymalnym dla ciebie tempie.

8. Pamiętaj, że planować można wszystko!

Nie tylko zadania, na które zawsze brakuje ci czasu, te, od których chciałbyś się "wymigać", sprawy uciążliwe czy związane z pracą, ale także przyjemności, takie jak: wypady ze znajomymi, udany weekend czy wakacje. Im lepiej przygotujesz sprawy związane właśnie z wakacjami, czy innymi przyjemnościami, tym pełniejszy będzie wypoczynek. Ponadto odpowiednie przygotowanie się na nieprzewidziane okoliczności zminimalizuje stres.

9. Nie zapominaj również, że sprawne planowanie pozwoli ci zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Zamiast głowić się nad tym, co takiego miałeś jeszcze zrobić, zamiast w sposób chaotyczny i nieusystematyzowany realizować zadania w kolejności, w jakiej przychodzą ci do głowy, możesz działać świadomie i ze spokojem, który sprawi, że ostatecznie uznasz swoją pracę za całkiem przyjemną.

10. Czas to pieniądz. Nie marnuj go.

Aby skutecznie zarządzać swoim czasem musisz być czujny. Nie możesz pozwolić, by absorbowały cię sprawy niekoniecznie związane z twoimi celami. Bądź asertywny - nie stawiaj interesów innych ponad swoje sprawy. Oczywiście nie chodzi tu o bycie nieuprzejmym, czy niekoleżeńskim, ale zwykły szacunek dla twojej pracy i zobowiązań.

Zasady opracowane zostały przez specjalistów Wyższej Szkoły Bezpieczeństwa z Poznania. Misją uczelni jest edukacja dla bezpieczeństwa. WSB, jako jedyna wyższa uczelnia w Wielkopolsce oferuje kandydatom studia pierwszego stopnia na kierunku Bezpieczeństwo Narodowe.

Czas ucieka! Przygotuj się do egzaminu! Zamów regularną dostawę testów, materiałów powtórkowych, poradników. Zdobywaj wiedzę i nagrody. Zapisz się do newslettera na stronie głównej GazetaEdukacja.pl!